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Estructura de un Evento Mundial Fernando Galindo Soria Ciudad de México, Enero de 1983 Ultima actualización Junio del 2012 Este documento partió del resumen del documento de organización de un
congreso que se realizó en 1983, y se ha estado modificando y actualizando
permanentemente. La idea es
tener una base para contemplar lo que se espera de un evento sin
llegar a ser normativo o exhaustivo. Dentro de la estructura de un evento podemos encontrar al menos los
siguientes niveles de calidad: Nivel Básico, Nivel de Calidad, Nivel de
Impacto Lo mínimo que se espera de un evento es el nivel básico. Un buen
evento tiene el nivel de calidad y un evento de excelencia cubre el nivel de
impacto. Y en general se espera una combinación de actividades de todos los
niveles. Estructura de un Evento Mundial Comité
Organizador Presidencia Honoraria Presidencia Consejeros Grupo de apoyo (Staff) Nivel
Básico Comité de
Programa: Conferencias magistrales, ponencias, seminarios, tutoriales o talleres, etc. Comité de
logística: auditorios, salones, equipo de sonido, pantallas, computadoras,
proyectores, etc. Comité de
Difusión: Llamado a presentar trabajos (Call for papers), difusión masiva
del evento, difusión del programa. Promoción mediante carteles (posters),
páginas, redes sociales, twitter, etc) al menos en 2 etapas. Memorias (DVD) Nivel de
Calidad Comité de
Programa: ferias comerciales y exposiciones, concursos, etc. Comité de
logística: equipo de video, acceso a Internet en todos los
espacio, mamparas, etc. Comité de
Difusión: Promoción y difusión masiva y permanente mediante Radio, televisión,
entrevistas, carteles (posters), páginas, redes sociales, twitter,
etc., Memorias (Físicas, DVD, en línea) Relaciones
Públicas: Edecanía. Atención a VIPs .
Hospedaje. Maestros de Ceremonias / Presidentes de mesas / Relatores,
Señalización, croquis, programas, información turística. Transporte para
invitado especiales y para participantes. Registro Comité de
Finanzas Espacio
Virtual: Portal del Evento, Administración Virtual, Congreso Virtual. Comité de
Soporte: Soporte técnico / mantenimiento / intendencia Seguridad
/Emergencias Nivel de
Impacto Relaciones
Públicas: Recepciones, eventos culturales y sociales. Salas o espacios de
Negocios o convivencias. Atención VIP a reporteros y medios. Paseos y
visitas. Traductores entre idiomas Transporte Espacio
Virtual: Trasmisión en vivo de los eventos (Video, twitter,
redes sociales, etc), Grabación y almacenamiento en
la red |